Revisar tus finanzas y facturar
En este artículo
Todo lo del dinero vive en Pagos y finanzas.
Antes de empezar
- Tu plan de MomentumOS debe incluir el módulo Finanzas y contabilidad. Sin él, las pantallas de Pagos y finanzas aparecen en el menú con un candado.
- Necesitas permiso de finanzas. Si tienes la verificación en dos pasos activada, tu sesión debe haberla pasado.
Qué encuentras en cada pantalla
| Pantalla | Para qué |
|---|---|
| Resumen financiero | Cómo vas: ingresos, egresos y tendencias |
| Registro de ventas | Cada venta, en línea y en sucursal |
| Pagos pendientes (abre la pantalla Cobranza) | Socios con pagos atrasados o adeudos |
| Payouts pendientes | Depósitos que la pasarela te va a hacer |
| Conciliación bancaria | Comparar tus depósitos con tus ventas y cerrar el periodo |
| Egresos | Gastos y pagos a proveedores |
| Nómina (sensible) | Corridas de nómina; solo con permiso especial |
| Reporte de IVA | IVA cobrado en tus ventas del periodo. No incluye el IVA de compras, gastos ni nómina, y no sustituye a tu contador |
| Facturación | Facturas (CFDI) |
Reembolsar una venta
- En Registro de ventas, abre la venta y presiona Reembolsar. Necesitas el permiso de reembolsos en la sede de la venta.
- Escribe el monto. Puedes devolver solo una parte; si lo dejas vacío, se devuelve todo lo que falta por reembolsar.
- Escribe el motivo del reembolso. Es obligatorio: sin él no se activa el botón.
- Presiona Confirmar reembolso. El resultado se ve en la misma ventana.
Si la venta se hizo en el punto de venta, Reembolsar abre otra ventana, Reembolsar ticket, con el monto (vacío = total restante) y el Motivo (también obligatorio). Ahí confirmas con Reembolsar. Si fue en efectivo, necesitas un turno de caja abierto en la sede del ticket: el dinero sale de esa caja.
Ten en cuenta:
- Si la venta se pagó en efectivo, transferencia o terminal, el sistema solo registra el reembolso. El dinero lo devuelves tú en el mostrador. Si se pagó en línea, el reembolso se manda a la pasarela y puede tardar en reflejarse.
- Reembolsar no cancela la membresía. Si la venta pagó una membresía, la venta se marca Reembolsado · acceso activo y la membresía queda para revisión: recepción decide, desde la ficha del socio, si la cancela o la mantiene a propósito.
- Con Openpay, si la pasarela no contesta con claridad, la venta se marca Reembolso por confirmar y el reembolso no se repite, para no devolver dos veces. Normalmente se resuelve solo. Si pasa un día sin respuesta, cambia a Reembolso por revisar: revisa tu panel de Openpay y presiona Resolver reembolso para indicar Sí se reembolsó (tengo el folio) o No se reembolsó (lo verifiqué en el panel).
Facturar una venta
⚠️ Importante: por ahora la facturación está en Modo demostración. Las facturas son simuladas y no tienen validez fiscal. En este modo:
- Enviar no manda ningún correo: solo marca la factura como enviada, aunque la pantalla diga "Factura enviada al correo del receptor". Si tu cliente la necesita, no la va a recibir.
- Cancelar no llega al SAT: solo cambia el estado en el sistema.
Los recibos que envía el sistema tampoco son comprobantes fiscales.
- Entra a Pagos y finanzas → Facturación y presiona Emitir factura.
- Captura el RFC receptor y la Razón social del cliente (son obligatorios). Si quieres, agrega su Correo (para enviar) y elige el Uso CFDI.
- En Prellenar desde una venta (folio), escribe el folio de la venta y presiona Prellenar: los conceptos y el IVA se llenan solos. También puedes capturarlos a mano con Agregar concepto.
- Presiona Emitir. La factura se timbra en ese momento (en modo demostración, el timbrado es simulado) y aparece en la lista como Timbrada, con la marca SIMULADA.
Reportes
En Reportes tienes el Tablero, los Reportes del gimnasio, Recomendaciones y un Constructor de reportes para armar los tuyos.
Problemas frecuentes
"No veo la nómina." Requiere un permiso aparte, por ser información sensible.
"Las pantallas de finanzas tienen un candado." Tu plan de MomentumOS no incluye Finanzas y contabilidad. Revisa tu plan en Plan y suscripción.
"Envié una factura y mi cliente dice que no le llegó." En modo demostración Enviar no manda correos. Mientras la facturación no salga de ese modo, el sistema no puede entregarle una factura válida.
"Un reembolso no aparece como egreso." Es correcto: un reembolso se resta de tus ingresos, no se cuenta como gasto.
"No me deja volver a reembolsar una venta." Hay un reembolso de Openpay de esa venta que sigue por confirmar. Espera a que se resuelva o usa Resolver reembolso.