Pausar, cambiar de plan o cancelar una membresía

Antes de empezar

Abre la ficha del socio en Miembros y clientes → Directorio.
Antes de confirmar cualquier cambio, el sistema te muestra una cotización: léesela al socio.

Pausar

En su membresía, presiona Pausar.
Indica cuántos días. El plan define el mínimo, el máximo por pausa y el máximo al año.
Al terminar la pausa, la membresía se reanuda sola. Si el socio quiere volver antes, presiona Reanudar.

Cambiar de plan

En la ficha del socio no hay un botón para cambiar de plan. El cambio se hace con una liga de pago:

Entra a Ventas y POS → Punto de venta y busca al socio.
Agrega el plan nuevo y presiona Enviar liga de pago.
El socio abre la liga, ve la cotización de su cambio y paga en línea.

Así se calcula el cambio:

A un plan más caro: si paga con tarjeta, se le cobra hoy el plan nuevo completo menos un crédito por los días que no usó de su plan actual, y su ciclo vuelve a empezar hoy (su fecha de cobro cambia). Solo con una suscripción de Mercado Pago se conserva su fecha de cobro y paga la diferencia de los días que faltan.
A un plan más barato: el cambio puede ser al vencer (sigue con su plan actual hasta su fecha de cobro y ahí arranca el nuevo, sin crédito) o inmediato (el plan nuevo arranca hoy y lo que pagó de más se descuenta en su siguiente cobro).
Un cambio de plan nunca cobra cuota de inscripción.
Antes de confirmar, el sistema avisa qué beneficios pierde el socio con el plan nuevo (por ejemplo, pases de invitado o invitaciones pendientes). Díselo.
Si el socio tiene plazo forzoso sin cumplir, en línea por su cuenta no puede cambiarse a un plan sin plazo forzoso ni a uno con un plazo menor a lo que le falta, si cancelar hoy le costaría multa. El sistema le pide pasar a recepción; la liga que mandas desde el Punto de venta sí le permite el cambio.

Cancelar

En su membresía, presiona Cancelar membresía.
En ¿Cuándo surte efecto? elige Según la política del plan, Al cierre del periodo pagado o Inmediata.
Revisa la cotización con el socio:
- Aviso de baja: si el plan pide días de preaviso, se cobran los periodos que empiecen antes de la fecha de baja.
- Multa: si hay multa, primero se descuenta del saldo a favor del socio. Lo que queda se cobra en ese momento a su tarjeta guardada; si el banco la rechaza, queda como adeudo. Si no tiene tarjeta guardada o paga con Mercado Pago, queda directo como adeudo con liga de pago.
- Puedes elegir Cobrar la multa o Condonar la multa. Si la condonas, queda registrado con tu usuario.
- Plazo forzoso: si el plan lo tiene y el socio no lo ha cumplido, ves el desglose de la multa: cuánto le falta pagar, el porcentaje y el cargo fijo. Si ya lo cumplió, o está dentro de sus días extra sin multa, no hay multa. La multa por plazo forzoso solo aplica si el socio firmó contrato.
Presiona Confirmar baja (si hay multa, el botón dice Cancelar aceptando multa de…).

Cancelar no devuelve dinero. Si hay que reembolsar, hazlo aparte desde el ticket del Punto de venta o desde Pagos y finanzas → Registro de ventas.

Renovar el plazo forzoso

Cuando un socio cumple su plazo forzoso, su membresía sigue mes a mes sin multa. Solo se renueva el plazo si él lo pide:

En su membresía, presiona Renovar plazo.
Léele las condiciones que aparecen en pantalla y, si su plan tiene inscripción, el monto que se le cobra.
Confirma solo si el socio acepta. Le llega por correo una copia de lo que aceptó.

Revocar una compra en línea

Si el socio compró en línea (incluida la liga que mandas desde el Punto de venta) una membresía cuyo servicio empieza más de 10 días hábiles después de la compra (por ejemplo, en preventa), puede arrepentirse dentro de los 5 días hábiles siguientes. En ese caso, al cancelar te aparece Revocar la compra: se da de baja de inmediato, sin multa, y se le reembolsa todo lo que pagó (inscripción incluida) al mismo medio de pago.

Si la apertura de la preventa se pospuso respecto a la fecha que se le informó al comprar, te aparece Cancelar con reembolso total: lo puede pedir en cualquier momento antes de la apertura, también sin multa y con reembolso total.

En los dos casos necesitas el permiso de reembolsos.

Membresías marcadas para revisión

Cuando se le devuelve el dinero a un socio (desde el punto de venta, desde Pagos y finanzas → Registro de ventas o desde el panel de la pasarela) o su banco hace un contracargo, su membresía no se cancela sola. Queda marcada para revisión en su ficha y tú decides:

Cancelar membresía, si ya no debe tener acceso, o
Mantener a propósito, con una nota que explique por qué.

Con un reembolso total o un contracargo, mientras nadie decida, el socio sigue entrando hasta que vence lo que pagó y unos días más (los que fijó el gimnasio). Después, la puerta lo frena. Con un reembolso parcial la membresía también queda marcada para revisión, pero sus cobros siguen normales.

Qué decirle al socio

"Tu baja surte efecto el [fecha]; hasta ese día sigues entrando."
Si hay multa: "Tu plan tiene una penalización de [monto] por la baja. Si no se puede cobrar a tu tarjeta, queda como adeudo y no podrás contratar otra membresía hasta pagarla."
Si cancelas la membresía, también se cancela el cambio de plan que tenía agendado.

Problemas frecuentes

"El socio canceló desde Mercado Pago y ahora tiene un adeudo." Si su plan pedía aviso, los periodos del aviso que Mercado Pago ya no cobrará quedan como adeudo. Si tenía plazo forzoso sin cumplir, también la multa.

"Le devolví el dinero y sigue entrando." Devolver no cancela. Abre su ficha y decide si cancelas la membresía o la mantienes a propósito.

"El socio dice que ya cumplió su plazo y le quieren cobrar multa." Revisa la cotización: solo cuentan los meses pagados. Si todo está pagado, la multa sale en $0.