Dar de alta a un socio y registrar su rostro

Antes de empezar

El socio debe estar presente. El rostro es un dato biométrico sensible: sin su consentimiento propio no se puede registrar.
Necesitas el permiso Registrar rostro. Recepción lo trae por defecto.
El gimnasio debe tener publicado su Aviso de Privacidad actualizado, con lo relativo a datos biométricos. Si falta, la ficha del socio te avisa: "Publica tu Aviso de Privacidad actualizado en Sitio web → Documentos legales".
Debe haber al menos un lector de rostro al que ese socio pueda entrar. Si no, la ficha dice que todavía no se puede registrar (borrar un rostro sí se puede).
La sección Acceso con rostro solo aparece si el plan de tu gimnasio incluye el módulo de accesos.
Nadie puede registrar ni borrar su propio rostro desde su ficha: pídeselo a otra persona del equipo.
Para que el lector lo reconozca, el socio necesita una membresía vigente y al corriente.

Dar de alta al socio

Entra a Miembros y clientes → Directorio o dalo de alta desde el Punto de venta al venderle su membresía.
Captura sus datos. El sistema le asigna su número de credencial de la sede (el campo Carnet / credencial, con el formato código de la sede-000123).

Registrar su rostro

Abre la ficha del socio, busca la sección Acceso con rostro y presiona Registrar rostro. Si ya tiene uno, el botón dice Registrar otra vez; si el lector rechazó la foto, dice Tomar otra foto.
Léele al socio el texto de consentimiento que sale en pantalla y presiona Ya lo leyó: continuar.
Pregúntale si quiere usar esa foto también como foto de perfil. Léele el texto que sale en pantalla y elige Sí o No. La foto de perfil la ve el personal que consulta su ficha (recepción, entrenadores y administración). Es opcional y no es necesaria para entrar.
En Prueba de consentimiento, elige una de las dos formas. El socio tiene que dar este paso él mismo:
- Código a su correo: presiona Enviar código al correo del socio. Le llega un código de 6 dígitos que vence en 10 minutos y sirve una sola vez. Pídele que te lo dicte y captúralo.
- Firmó el formato impreso: presiona Imprimir formato con sus datos (solo está en el admin web; en la app dice que se imprime desde la web). El formato sale con los datos del socio y del gimnasio. Pide que lo firme, escribe un folio en él, resguárdalo y captura ese folio en Folio del formato firmado.
Marca la casilla donde confirmas que el socio está presente, leyó el texto en esa pantalla y dio su consentimiento.
Presiona Continuar con foto de perfil o Continuar sin foto de perfil, según lo que eligió. Sigue la guía en pantalla: una foto de frente y luego un giro de cabeza hacia el lado que indique la pantalla.

Sin el código o el folio, y sin la casilla de presencia, el sistema no deja empezar la captura.

Si el socio es menor de edad

Sí se puede registrar en recepción, con su madre, padre o tutor presente. Cambia esto:

En Madre, padre o tutor captura el Nombre completo y el Parentesco.
El consentimiento lo da el tutor: el código llega al correo del tutor, que capturas en Correo de la madre, padre o tutor, o el tutor firma el formato impreso.
El menor no puede registrar su rostro solo desde su cuenta.

Candado de 30 días y límite diario

Una vez que el rostro está cargado en el lector, no se puede cambiar por 30 días. La ficha lo dice: "Candado activo hasta el…". Si de verdad hace falta cambiarlo antes, quien tenga el permiso Reiniciar candado del rostro (gerencia, no recepción) presiona Reiniciar candado de 30 días.
Cada socio puede completar 2 registros de rostro en 24 horas. Si ya los usó, el sistema pide intentarlo al día siguiente.

Quitar el bloqueo

Si el socio falla varias veces la prueba de la cámara, el registro se bloquea 24 horas por seguridad. Si el socio está frente a ti, quien tenga el permiso Reiniciar candado del rostro (por defecto gerencia, no recepción) presiona Quitar bloqueo en la sección Acceso con rostro de su ficha. El botón solo sale cuando hay un bloqueo activo.

Qué pasa después

La ficha muestra Cargando al lector mientras el rostro llega a los lectores. En cuanto el estado pase a Activo, el lector ya lo reconoce.
Si su membresía deja de estar vigente o al corriente, el lector deja de reconocerlo; cuando se regulariza, vuelve a entrar.
Para el check-in sin rostro, en Operaciones → Check-in de miembros puedes Escanear con cámara el QR de acceso del socio (lo tiene en su cuenta del sitio o en la app).
El socio también puede registrar su rostro solo, desde Mi cuenta → Acceso con rostro en el sitio del gimnasio, o en la app de socios.
Cada vez que se registra o cambia un rostro, el socio recibe un aviso por correo (si tiene uno válido).

Problemas frecuentes

"La cámara no detecta la cara." Buena luz de frente, sin lentes oscuros ni gorra, y la cara completa en el recuadro.

"No me deja registrar el rostro de un menor." Pide que su madre, padre o tutor esté presente: sin su nombre, parentesco y consentimiento no se puede.

"El botón Registrar rostro está deshabilitado." La ficha explica el motivo: falta publicar el Aviso de Privacidad, no hay un lector al que ese socio pueda entrar, el registro está bloqueado o el candado de 30 días sigue activo.

"El socio no tiene correo." Si no tiene un correo válido, el código no se puede enviar. Usa Firmó el formato impreso.