Hacer check-in en un evento
En este artículo
Antes de empezar
- Necesitas el permiso Check-in de eventos.
- Ten a la mano un teléfono o computadora con cámara.
- El evento debe estar publicado. Abre Ventas y POS → Eventos y boletos, entra al evento y presiona Abrir check-in.
- Si el plan de tu gimnasio ya no incluye el módulo de eventos, los boletos ya vendidos se siguen registrando desde Ventas y POS → Check-in de boletos.
- El check-in solo abre el día del evento. La fecha se calcula en hora de México y abre desde el inicio de ese día. Antes, el sistema muestra "Aún no es el día del evento" y el boleto no se marca como usado.
- Para practicar sin gastar boletos, en el mismo evento presiona Escáner de prueba: revisa el estado del boleto, pero no lo registra.
Pasos
- Entra al check-in del evento. Si el evento tiene pack de bienvenida, elige la pestaña Acceso al evento.
- Escanea el QR del boleto del asistente (en su teléfono o en papel) con Escanear con cámara. También puedes usar un lector o pegar el código.
- El sistema te dice si el boleto es válido. Si lo es, sale ACCESO PERMITIDO, queda registrado y ves la ficha del asistente.
- Si el QR no se puede leer, escribe su nombre en Buscar por nombre y presiona Registrar.
- Si te equivocaste, presiona Deshacer este check-in en el resultado, o Deshacer junto al nombre en la búsqueda.
Recoger el pack de bienvenida
Si el evento tiene pack de bienvenida, aparece la pestaña Recoger pack de bienvenida. Se escanea el mismo QR y se puede entregar días antes del evento. Si el pack ya se entregó, el sistema lo avisa en rojo: no entregues otro. Para corregir una entrega, presiona Deshacer la entrega del pack.
Qué verás al escanear
| Resultado | Qué significa |
|---|---|
| ACCESO PERMITIDO | El boleto es válido y quedó registrado. |
| Aún no es el día del evento | Todavía no abre el check-in. El boleto no se usa. |
| Boleto ya utilizado | Alguien ya entró con ese boleto. Se muestra la hora. |
| Registro sin completar | Es una cortesía cuyo dueño todavía no llena su registro ni firma el deslinde. No entra ni recoge pack hasta que lo complete. |
| Boleto de otro evento | El QR es de otro evento. |
| Boleto cancelado | El boleto se canceló. |
| Boleto sin vender | Es un boleto físico que todavía no se vende. |
| Boleto no válido | El código no existe en tu gimnasio. |
Para que alguien con Registro sin completar pueda entrar, reenvíale la liga: en el evento presiona Ver registrados, abre a esa persona y presiona Enviar boleto.
Los datos del asistente
Al escanear aparece la ficha del asistente: contacto, contacto de emergencia y, si aplica, tutor, tipo de sangre y padecimientos. Son datos personales y de salud sensibles: úsalos solo para atender al asistente y no los compartas. Si un dato está mal, presiona Corregir datos del asistente.
Qué pasa después
- Las estadísticas de asistencia se actualizan, por ejemplo Registrados adentro en Ver registrados.
- Un boleto ya registrado no se puede volver a usar, a menos que deshagas el check-in.
Problemas frecuentes
"El boleto aparece como ya usado." Alguien ya entró con ese boleto. Revisa la hora del registro en el resultado o en Ver registrados.
"Un asistente trae un boleto impreso." Los boletos físicos también tienen QR y se registran igual.
"No veo el botón Abrir check-in." Solo sale dentro de un evento publicado.